1. Rekisterinpitäjä

Planneri Group Oy Nortamonkatu 24 26100 Rauma info@planneri-group.com

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Ada Silén, ada.silen@planneri-group.com, 040 561 4926

3. Rekisteröityjen ryhmät

Henkilötietorekisteri sisältää alla mainitut rekisteröityjen ryhmät:

• Asiakasrekisteri

• Markkinointirekisteri

• Kumppanirekisteri

• Työntekijä- ja hakijarekisteri

• Verkkosivujen vierailijat

Muokkaa rekisteröityjen ryhmät tilanteenne mukaisesti. Poista tarpeettomat ryhmät tästä ja jäljessä olevista kohdista.

4. Henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitukset

Asiakasrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu tai osapuolten välinen sopimus. Henkilötietoja käytetään asiakasviestintään ja muuhun asiakassuhteen hoitamiseen, hallintaan, kehittämiseen, analysointiin, mittaamiseen, palveluiden tuottamiseen sekä liiketoiminnan kehittämiseen ja suunnittelemiseen. Asiakkaalta voidaan pyytää suostumuksia henkilötietojen luovutukseen ja käsittelyyn ulkopuolisissa palveluissa.

Markkinointirekisteri
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on yksityishenkilöiden osalta markkinointiin saatu suostumus sekä yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden osalta rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Henkilötietoja käytetään yrityksen palvelujen ja tuotteiden markkinointiin.

Kumppanirekisteri
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu tai osapuolten välinen sopimus. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on osapuolten välisen yhteydenpidon ja muun yhteistyön mahdollistaminen.

Työntekijä- ja hakijarekisteri
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on ensisijaisesti sopimus ja toissijaisesti rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on hoitaa työsuhteeseen liittyvät asiat työnantajan ja työntekijöiden sekä hakijoiden välillä.

Verkkosivujen vierailijat
Verkkosivuston vierailijoiden tietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten. Eivälttämättömien evästeiden käyttöön voidaan pyytää suostumus.

5. Rekisterin tietosisältö ja tietojen säilytysajat

Asiakasrekisteri

• Henkilön nimi

• Yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)

• Tehtävänimike, työrooli

• Yritys, yrityksen koko ja muut yrityksen toimintaa kuvaavat tiedot

• Yrityksen yhteystiedot ja laskutustiedot

• Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot kuten sopimukset, ostetut tuotteet ja palvelut sekä muut tarpeelliset tiedot

• Tiedot asiakkaan käyttämistä palveluista ja niiden muutoksista

• Annetut suostumukset ja kiellot

• Tunnukset sosiaalisen median palveluissa siltä osin, kun niiden käyttöön yhteydenpidossa on saatu suostumus

• Verkkoyhteyden IP-osoite

• Mahdolliset muut asiakkaan suostumuksella kerättävät tiedot

Tiedot säilytetään niin kauan, kun niitä tarvitaan asiakkaan kanssa tehtävän sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tai asiakaspalvelun kehittämiseksi. Osa henkilötiedoista kuten yhteystiedot säilytetään mahdollista jatkoyhteistyötä varten. Lisäksi osa henkilötiedoista säilytetään arkistointitarkoituksessa 10 vuotta kirjanpitolain vaatimusten mukaisesti (mm. laskutustiedot, yhteyshenkilö, yhteystiedot, ostetut palvelut, muu mahdollinen liiketoimintaan liittyvä kirjanpitoaineisto).

Markkinointirekisteri

• Henkilön nimi

• Yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)

• Tehtävänimike, työrooli

• Yritys, yrityksen koko ja muut yrityksen toimintaa kuvaavat tiedot

• Yrityksen yhteystiedot

• Annetut suostumukset ja kiellot (markkinointilupa, evästeiden ja seurannan käyttö, markkinointiin liittyvä profilointi)

• Markkinointia ja myyntiä edistävät tiedot, kuten rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet

• Verkkoyhteyden IP-osoite

• Mahdolliset muut suostumuksen perusteella kerättävät tiedot

Tietoja säilytetään niin kauan, kun niitä tarvitaan markkinointikäyttöön, henkilö peruu antamansa suostumuksen tai kieltää tietojensa käytön suoramarkkinointiin. Yrityksen tai muun organisaation yhteyshenkilön tiedot poistetaan rekisteristä myös silloin, jos hänen todetaan poistuneen kyseisestä roolista.

Kumppanirekisteri

• Henkilön nimi

• Yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)

• Tehtävänimike, työrooli

• Yritys, yrityksen koko ja muut yrityksen toimintaa kuvaavat tiedot

• Yrityksen yhteystiedot

• Annetut suostumukset ja kiellot

• Yhteistyöhön liittyvät ja sitä edistävät tiedot

• Tunnukset sosiaalisen median palveluissa siltä osin, kun niiden käyttöön yhteydenpidossa on saatu suostumus

• Verkkoyhteyden IP-osoite

• Mahdolliset muut suostumuksen perusteella kerättävät tiedot

Kumppanien yhteyshenkilöiden tietoja käsitellään niin kauaa, kun osapuolet ovat yhteistyösuhteessa. Yhteyshenkilön tiedot poistetaan rekisteristä myös silloin, jos hänen todetaan poistuneen kyseisestä roolista.

Työntekijä- ja hakijarekisteri

• Nimi

• Yhteystiedot kuten sähköposti, puhelinnumero ja osoite

• Henkilötunnus

• Työtehtävät, työaika- ja palkkatiedot

• Veronumero

• Tilinumero

• Ammattipätevyydet

• Ansioluettelo

• Hakemus ja muut haun yhteydessä annetut tiedot

• Työnantajan antamat työhön liittyvät laitteet sekä niiden osoitteet ja puhelinnumerot

• Pilvipalvelujen ja muiden työhön liittyvien järjestelmien käyttäjätunnukset

• Muut työsuhteeseen liittyvät tiedot

Tietoja säilytetään työsuhteen ajan sekä tarvittavan ajan sen jälkeen työnantajan velvollisuuksien täyttämiseksi. Työhakemuksia säilytetään kaksi vuotta, ellei työnhakijan kanssa sovita pidemmästä säilytysajasta.

Verkkosivujen vierailijat

• IP-osoittee

• Välttämättömät evästeet

• Ei-välttämättömät evästeet ja niiden käytön perusteena olevat suostumukset

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakasrekisteri
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median ja pikaviestipalvelujen kautta, markkinointipalvelujen kautta, tapahtumista ja koulutuksista, sopimuksista, yhteistyökumppaneiden kautta, asiakastapaamisista sekä muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Markkinointirekisteri
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median ja pikaviestipalvelujen kautta, markkinointipalvelujen kautta, tapahtumista ja koulutuksista, sopimuksista, yhteistyökumppaneiden kautta, asiakastapaamisista sekä muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

Kumppanirekisteri
Henkilötiedot saadaan pääasiassa yhteistyötahoina olevilta yrityksiltä tai niiden yhteyshenkilöiltä suoraan. Tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta.

Työntekijä- ja hakijarekisteri
Työntekijän tai -hakijan tiedot saadaan pääasiassa häneltä itseltään mm. työhakemuksesta, työsopimuksesta ja muista tilanteista, joissa hän luovuttaa tietojaan. Työnhakijatietoja voidaan saada myös rekrytointiportaalien ja työnvälityspalvelujen kautta.

Verkkosivujen vierailijat
Tiedot kerätään automaattisesti verkkosivujen vierailujen yhteydessä sekä tilanteissa, joissa vierailija antaa suostumuksen ei-välttämättömien evästeiden käyttöön.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset, tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja henkilötietojen käsittelijät

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan luovuttaa ja julkaista siltä osin kuin niin on sovittu rekisteröidyn kanssa.

Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän ja sen käyttämien henkilötietojen käsittelijöiden suorittamassa käsittelyssä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle EU-komission hyväksymiin maihin sekä yhdysvaltalaisille yrityksille, jotka ovat mukana EU:n ja Yhdysvaltojen välisessä tietosuojakehyksessä. Tietoja voidaan siirtää EU:n ja ETA:n ulkopuolelle myös käyttäen perusteena EU-komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita ja lisäsuojatoimenpiteitä, tai rekisteröidyn suostumuksella.

Tietoja voidaan siirtää alihankkijoille ja palveluntarjoajille, joiden kanssa rekisterinpitäjällä on sopimus henkilötietojen käsittelystä. Tällöin kyseiset tahot käyttävät tietoja henkilötietojen käsittelijän roolissa rekisterinpitäjän lukuun. Henkilötietoja käsitellään aina tehtyjen sopimusten puitteissa ja luottamuksellisesti niin, että niiden käyttö perustuu kunkin työntekijän tehtävien mukaisiin käyttöoikeuksiin, ja käyttöä valvotaan. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman lain mukaista perustetta.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin ilman rekisteröidyn nimenomaista suostumusta.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuojaasetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi") siltä osin, kun rekisterinpitäjällä ei ole lain mukaista oikeutta jatkaa henkilötietojen käsittelyä tai tietoja ei tarvita enää sopimuksen täyttämiseen. Siltä osin, kun tietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella, rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttö. Siltä osin, kun tietoja käsitellään suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus perua antamansa suostumus.

Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuojaasetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietojen käsittelyssä voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.